Burgerparticipatie: de evaluatie en het hoe

Het mag duidelijk zijn dat in het gehele burgerparticipatieproces de evaluatie een belangrijke rol speelt om de uitkomst van de burgerparticipatie te valideren, het succes te meten, en eventuele vervolg-processtappen te kunnen wegen.

Laten we eens kijken hoe we de evaluatie in goede banen kunnen leiden.

Begin met bepalen startpunt evaluatie

Ten eerste zullen we breedte en de diepte van de evaluatie moeten bepalen. Dit zodat we een afgebakend kader creëren waarin evaluaties kunnen plaatsvinden. Dit levert tevens de evaluatiestandaard op, zodat iedereen met een voor geprogrammeerd stramien kan werken.

Waar moet dit aan voldoen:

• De doelen van de evaluatie dienen vooraf vastgesteld te zijn.
• Afbakening van budgetten, data en tijden, en welke onderdelen wel en geen deel uit gaan maken van de evaluatie.
• Aanpak van de controles (audit) en vooraf te bepalen leermomenten.
• Vooraf te bepalen verdieping van de evaluatie; hoe de data te vergaren, wie zijn er bij de evaluatie betrokken, testresultaten, het hebben van een intern adviesorgaan, of wellicht het kiezen voor een extern adviesbureau of onderzoeksbureau, en hoe de rapportages gedaan zullen worden.
• Vertrouwelijkheid (met wie kan en zal de evaluatie gedeeld worden), zeker bij een burgerparticipatie is het van belang dat de burgerij volledig op de hoogte gebracht wordt.
• Hoofdonderdelen van de evaluatie, en eventuele vragen die aan de orde dienen te komen.

Het vergaren van de evaluatiedata

Data ie een belangrijke factor in het gehele burgerparticipatieproces. Dit kan data zijn die van te voren onderzocht wordt om een eventueel benchmark vast te stellen, maar dit kan ook data zijn die vergaard wordt tijdens of na afloop van de evaluatie.

Denk hierbij aan:

• Bureauonderzoek (wat is er voor handen, en wat kan bijvoorbeeld in internet of andere databanken gevonden worden).
• Onderzoek van de aangeleverde documentatie.
• Observaties (gedurende workshops, vergaderingen en wellicht online conversaties in social media).
• Interviews met deelnemers, consultancy firma’s, en eventuele aannemers of uitvoerders van het project.
• Enquêtes aan deelnemers (telefonisch of online).
• Adviesgroep reflecties.
• Online discussiegroepen.

U zult vooraf dienen te bepalen wanneer de data vergaard wordt, verwerkt wordt en gepubliceerd wordt. Het is van belang om dit direct op de kalender in te plannen zodat iedereen bekend is met de termijnen.

Wat zijn goede momenten om data te vergaren?

• Aan het begin van het proces.
• Aan het einde van elke publieke deelname.
• Aan het einde van het gehele proces.
• Later…. afhankelijk van de lange termijn doelen.

Tevens zult u vooraf moeten bepalen van wie de data zou willen vergaren. Binnen een burgerparticipatieproces zou u willen inzoomen op de volgende doelgroepen om data van te verkrijgen.

• Burgers.
• Beleidsmakers.
• Beslissingsbevoegden (diegene die het proces accordeerden).
• Alle uitvoerders (diegene die betrokken zijn bij de uiteindelijke invoering van het nieuwe beleid of project)
• Facilitaire dienstverleners van het proces en de uitvoering.

Als laatste is het van belang om vooraf te bepalen welke data er bij elkaar gesprokkeld dient te worden gedurende het gehele burgerparticipatieproces. Tevens dient het format waarbinnen dat gaat gebeuren bepaald te worden, zodat data van verschillende bronnen gemakkelijk verwerkt kan worden.

• Kwantitatieve data, zoals statistieken, of geconverteerde data.
• Kwantitatieve data met betrekking tot specifieke vraagstukken, om helderheid te krijgen in de problematiek of verschil van inzichten.
• Aanbestedingen en offertes.
• Specifieke voorbeelden, ter ondersteuning van de beeldvorming.
• Persoonlijke verhalen.
• Verhalen vanuit de organisatie.
• Foto’s, kaarten en ander visuele overzichten.

Data Analyse

De verzamelde data op diverse tijdstippen binnen het proces dient geanalyseerd te worden. Een goede analyse is van belang, anders zijn alle moeite bij het vergaren van de data voor niets geweest. Men kan bij de analyse gebruikmaken van bestaande methodes, waarbij ook het testen van de data van belang is:

• Test de data met de vooraf gestelde doelen.
• Data testen tegen kwalitatieve en kwantitatieve in indicatoren.
• Tijdens het testen van de data komen zaken bovendrijven, deze dienen geverifieerd en verduidelijkt te worden, dit om veronderstellingen met betrekking tot gestelde doelen te toetsen en geleverde prestaties op volledigheid te kunnen controleren.
• Toetsen met bestaande of later in te voeren Nederlandse en Europese regel- en wetgeving; en het toetsen van voorschriften van nationale en internationale verdragen met eventuele betrokken instanties.

Het testen van bevindingen

De uiteindelijke bevindingen zijn wezenlijk onderdeel van het analyseproces, nadat alle vergaarde data, bekeken en verwerkt is zoals hierboven beschreven. Alle belanghebbenden dienen hierin gehoord te zijn, dit kan via een adviesorgaan waarin de experts en afgevaardigden van de participanten mee kunnen kijken en beslissen over de eindresultaten, zodat deze verwerkt kunnen worden in conceptrapportages.

Schrijven van rapportages

De ‘rapportage-stap’ is wellicht de meest cruciale stap in het gehele proces, daar alles wat er in de procestrechter terecht kwam, nu uitgefilterd voor de eeuwigheid op papier komt te staan en gedocumenteerd gaat worden. Dat hier zorgvuldigheid in acht genomen moet worden is vanzelfsprekend. Het conceptrapport wordt nu vertaald naar een eindrapportage, die vervolgens aan alle belanghebbenden overhandigd kan worden, en eventueel publiekelijk bekend gemaakt kan worden.

Dit soort eindrapportages kunnen fors en zwaar zijn, vol met veel gegevens, tabellen en statistieken. Het is daarom verstandig om een samenvattingsrapportage te maken van het eindrapport, om zo de leesbaarheid van dergelijke rapportages voor meer mensen toegankelijker te maken.

Men doet er goed aan om een samenvattingsrapportage voor het burgerparticipatieproces te voorzien van voldoende verduidelijkende afbeeldingen en grafieken die de leesbaarheid bevorderen. Plaats deze eventueel ook op de afzonderlijke Tip-Burgerpanel websites.

Je ziet een evaluatie is een flink proces dat stap voor stap gevolgd kan worden, zodat alle betrokkenen vooraf helder hebben wanneer en hoe bepaalde zaken aangeleverd, uitgevoerd en opgeleverd dienen te worden.