Burgerparticipatie – wanneer de Evaluatie starten?

De evaluatie van een burgerparticipatie project kan niet vroeg genoeg beginnen. Dus om de vraag te beantwoorden wanneer te starten met de evaluatie; meteen.

Het klinkt misschien vreemd, want je denkt wellicht dat een evaluatie achteraf dient plaats te vinden, echter binnen een burgerparticipatietraject kun je niet vroeg genoeg beginnen met evalueren. Binnen het ene burgerparticipatieproject zijn er vele stappen die genomen dienen te worden, en deze kunnen allen direct geëvalueerd worden, om zo te komen tot nog betere besluiten én in te voeren beleid.

Uiteraard is de eindevaluatie essentieel voor het meten van het succes en om te bezien of de beleidsdoelstellingen gehaald zijn. Echter, tussentijds veelvuldig evalueren, of extern laten evalueren door een externe onderzoeksbureau zal er toe leiden dat het gehele beleidsproces in betere banen geleid wordt, en strakker op de rit komt te staan.

Maak (kleine) doelstellingen

Om de grote doelstellingen te bereiken dienen er binnen het beleidsstappenplan kleinere doelstellingen uitgezet te worden, deze kunnen allen geëvalueerd worden.

Deze evaluaties hoeven niet altijd betrekking te hebben op een budget of een tijdspanne, er zijn heel veel andere zaken die in een evaluatie meegenomen kunnen worden.

Zo kan er gekeken worden hoe verhoudingen veranderen, of de relaties binnen een project, of wellicht een verandering van inzichten. Alle kleinen doelen kunnen geëvalueerd worden.

Verzamelen van Data

Tijdens het gehele beleidsproces dient er data verzameld te worden. Deze data is van belang tijdens de evaluaties. Hoe helderder de data en de cijfers, des te helderder worden de evaluatie-uitkomsten. Duidelijke data, vergemakkelijkt of de uiteindelijke tussentijdse rapportages.

Data kan ook een duidelijk “voor” en “na” beeld schetsen, waarin de vooruitgang in het proces gemakkelijk te lezen valt.

Helder Stappenplan

Laten we een kort voorbeeld nemen waarin een burgerparticipatieproces aan kan voldoen. Het betreft zes stapjes:

1 – De planning
Het is van belang dat de burgerparticipatie geleid wordt door een klein groepje mensen afkomstig uit de ‘volledige beleidscyclus‘.
Deze groep dient er voor te zorgen dat het burgerparticipatie-traject nauw samenwerkt met het volledige projectteam. Binnen deze groep worden doelstellingen, schaal en grote, en de totale omvang van het project bepaald. Hier wordt ook beslist wat wel en geen onderdeel uitmaakt van de burgerparticipatie.

2 – Het plan
Het hebben en creëren van een gedetailleerd plan van aanpak is cruciaal. Hoe gedetailleerder, des te beter. Hier wordt de omvang van het gehele project vastgelegd, de grote en omvang bepaald, maar ook de tijdslimieten en kosten worden vast gepind. Verder kan een communicatieplan en bijvoorbeeld locaties onderdeel uitmaken van het plan.

3 – Implementatie
Het boeken van locaties en voorbereiden van diverse gedrukte materialen en formulieren tot de uitnodigingen van de burgerparticipanten wordt hier geregeld. Verder moet er gedacht worden aan audio- en video-apparatuur, en wellicht een stukje catering. Verder is het van belang vooruit te plannen hoe de participanten geïnformeerd zullen worden. Dit is cruciaal, zodat men voorruit weet wat men kan verwachten en wanneer.

4 – Communicatie
Het is van belang dat burgers het gevoel krijgen dat ze ook echt het verschil gaan maken, en dat hun medewerking aan een dergelijk participatietraject zeer gewaardeerd wordt. Van belang is dat participanten weten hoe ze kunnen delen.

Communiceer “what’s in it for me?”

5 – De burgerparticipatie-uitslagen
Hoe de uitslagen uiteindelijk binnen het beleidsplan gebruikt gaan worden is sterk afhankelijk van het beleidsplan zelf. Daar vrijwel elk beleidsplan anders of uniek is, is het wel verstandig om dit voorruit in te plannen, waar mogelijk. Dit geeft ook tijdens de communicatie stap voldoende handvatten.

6 – Terugkoppeling
Zelfs als de deelnemers niet direct betrokken zijn bij de beslissingen, echter hun meningen en ideeën meegenomen worden in de raadgeving is het belangrijk om aan alle deelnemers terugkoppelen. Het is erg belangrijk om de resultaten goed te communiceren en resultaten bekend te maken.

De evaluaties gedurende het proces dienen dus van af de allereerste processtappen ingepland te worden als onderdeel van het proces. Tevens dienen de methodes van de evaluatie vastgesteld te worden, inclusief hoe de dataverwerking en communicatie zal gebeuren bij burgerparticipatie.