Vijf stappen om te komen tot betere overheidsbesluitvorming aan de hand van dataverzameling

Data, data en data

Voor de meeste overheidsinstellingen is het ontbreken van data geen probleem.

Het tegenovergestelde is het geval: er is regelmatig te vaak informatie in het eigen huis aanwezig.

Wat moeten we er mee?

Tegelijkertijd verschijnt de ene na de andere beleidsnota.

Door aan de voorkant goed na te denken over de data-analyse, kan aan de achterkant betere beslissingen worden genomen.

Vijf stappen om te komen tot een zinvolle data-analyse

Stap 1: Bepaal de informatiebehoefte van de gemeente

Wat wil de wethouder weten? En wat heb je nodig om in de gemeenteraad te juiste beslissingen te kunnen nemen?

In plaats van data-gedreven te zijn, is het beter om eerst de informatiebehoefte van de gemeente in kaart te brengen.

Bepaal de informatiebehoefte los van de beschikbare data. Dit om in control te blijven.

De informatiebehoefte van een gemeente is drieledig en bestaat uit:
A Operationele informatie
(benodigd voor het verrichten van de feitelijke gemeentetaken)
B Besturingsinformatie
(benodigd voor de besturing van de organisatie)
C Verantwoordingsinformatie
(informatie over verrichting en besturing ten behoeve van de gemeenteraad en het college van B&W).

Bepaal de informatiebehoefte en (h)erken het probleem.

Stap 2: Verdeel de informatiebehoefte naar mensen, middelen en maatregelen

Bepaal wat (I) en hoe (II) je de informatiebehoefte wilt meten.

Benoem een budget.

Burgers snappen dat je als overheid niet alle problemen in één keer kunt oplossen.

Het handboek -van het maken van keuzes- vormt het coalitieakkoord.

Dit handboek noemen we de politieke agenda. Borg de agenda door het te benoemen, en te bespreken, in de gemeenteraad.

Stap 3: Voer het veldwerk uit

Als de onderzoeksvraag (politieke agenda) duidelijk is beschreven, kunnen de gegevens worden verzameld.

Zet altijd in op een periodieke dataverzameling: één meting is namelijk geen meting.

Voordat nieuwe systemen worden opgezet om data te verwerven, is het zinvol om na te gaan welke informatiebronnen al beschikbaar zijn.

Onderzoek de mogelijkheden van het eigen informatiesysteem, intern, en, extern, van het Tip-Burgerpanel.

Houd een logboek bij. Het is een tijdrovend proces.

Stap 4: Analyseer de data

Je hebt leugens en je hebt statistieken. Controleer de verkregen data op onder andere representativiteit en validiteit.

Als dit klopt, kan begonnen worden met het interpreteren van de resultaten.

Maak de gemeenteraad deelgenoot van de data.

Uiteindelijk heeft elke politicus, en overheidsbestuurder, als doel om de gemeenschap een stukje mooier te maken. Voed ze.

Zorg dat de verkregen data zelf niet ter discussie staan. In die zin kan het handig zijn om (politiek-)gevoelige informatie door een externe partij te laten onderzoeken.

Stap 5: Publiceer de data (extern)

Als overheid leven we een in glazen kooi. Zet in op open data en neem als basishouding aan om onderzoeksresultaten altijd openbaar te maken.

Evalueer periodiek de verkregen data en vraag de raad welke informatie ze nodig hebben om de politieke agenda verder.